BI Аналитика для небольших аптечных сетей: готовые дашборды и расчет эффективности
BI-аналитика - это не просто модный термин, а фундаментальный инструмент выживания и роста для современного бизнеса.
Представьте, что вы ведете машину в густом тумане с заклеенной лобовой стеклой, ориентируясь только по зеркалу заднего вида. Примерно так же управляет бизнесом руководитель, который не использует BI-аналитику. Он видит, где бизнес был вчера или позавчера (как в зеркале заднего вида), но не видит, куда движется сейчас, что ждет его за следующим поворотом, и не замечает других участников движения конкурентов.
В этой статье мы хотели бы поговорить об особенностях внедрения систем бизнес-аналитики для фармацевтического ритейла. Мы хорошо понимаем специфику работы аптек и те вызовы, с которыми сталкиваются управленцы. Сегодня мы хотим подробно рассказать об одном интересном готовом решении, которое позволяет быстро и эффективно внедрить полноценную BI-систему без огромных затрат и длительных внедрений.
Проблема, которую мы решаем, знакома многим. Ежедневно в сети генерируются огромные массивы данных о продажах, остатках, прибыльности товаров и работе провизоров. Эти цифры хранятся в учетной системе, например, в СмартАптеке, но в сыром виде они представляют лишь набор фактов, а не готовую информацию для принятия решений. Руководитель и его команда тратят часы и дни на выгрузку данных в Excel, их сводку, попытку построить понятные графики и таблицы. Этот процесс не только отнимает ценное время, но и чреват ошибками, а главное – запаздывает. Когда отчет наконец готов, ситуация на рынке в ваших аптеках могла уже кардинально измениться, и управленческое решение теряет свою актуальность и эффективность.
Недавно вышла статья о внедрении BI-системы в крупной аптечной сети. В этом кейсе были настроены отчеты, базирующиеся на типовых наборах витрин «Анализ остатков» и «Анализ продаж», адаптированных под специализацию клиента.
Однако для небольших сетей, как выяснилось, такой вариант не подходит. Поэтому мы разработали совершенно другой комплект, состоящий из семи специализированных дашбордов, которые автоматически актуализируют данные каждую ночь и к началу рабочего дня предоставляют вам полную аналитическую картину по ключевым показателям сети. Давайте подробно рассмотрим, что входит в каждый дашборд и какие управленческие ошибки и риски он помогает предотвратить.
Первый и один из самых важных дашбордов – это «Свод коммерческих показателей на текущую дату». Он представляет собой панель управления вашим бизнесом в реальном времени.
Здесь вы видите план-факт по выручке и доходу не только за вчерашний день, но и накопительно с начала месяца. Система автоматически строит прогноз на основе текущей динамики, что позволяет уже с утра понимать, достигните ли вы плановых показателей или нужны срочные меры.
Мы внедрили интуитивную цветовую индикацию. Зеленый цвет означает выполнение или перевыполнение плана. Светло-зеленый – невыполнение до 10 процентов, что является сигналом для повышенного внимания. Желтый цвет – невыполнение от 10 до 20 процентов, это уже повод для анализа причин и возможной корректировки тактики. Розовый цвет – невыполнение от 20 до 40 процентов, сигнал тревоги, требующий немедленного вмешательства. Красный цвет – невыполнение более 40 процентов, это критическая ситуация.
Типичная ошибка, которую можно предотвратить с помощью этого дашборда – это ситуация, когда руководитель видит итоги месяца только по его окончании. Упускается драгоценное время, в течение которого можно было повлиять на результат, например, запустив мотивационную акцию для сотрудников или скорректировав ассортиментный ряд. Очевидный риск без такого дашборда состоит в принятии решения вслепую, основанном на устаревших данных.
Второй дашборд – «Анализ доходности ассортимента аптечной сети». Это ваш ключ к грамотной ассортиментной политике. На одном экране вы видите не только выручку по товарным категориям, но и их реальную доходность в рублях и процентах. Вы можете анализировать, сколько штук того или иного товара было продано, сколько SKU находится в каждой категории, каков средний чек и какова ценовая структура продаж.
Классическая ошибка многих аптечных сетей – ориентация исключительно на валовую выручку. Товар может хорошо продаваться и давать высокую выручку, но при этом иметь низкую маржинальность. В итоге сеть работает вхолостую, тратя ресурсы на хранение и логистику низкомаржинальных позиций в ущерб более доходным товарам. Риск без глубокого ассортиментного анализа – закупать и продвигать не те товары, что приводит к росту оборачиваемости, но падению общей прибыльности бизнеса. Дашборд «Анализ доходности ассортимента аптечной сети» помогает выявить такие диспропорции и пересмотреть закупочную и ценовую стратегию.
Третий дашборд – «Анализ структуры чеков по сети и отдельным провизорам». Он показывает не только средний чек, но и его структуру – какие товары и в каких комбинациях покупаются вместе, какова доля дорогостоящих позиций в чеке. Это мощный инструмент для управления эффективностью продаж.
Ошибка, которую он помогает предовраить – оценка работы провизора только по объему выручки. При этом один сотрудник может искусственно завышать средний чек, продавая ненужные дорогие аналоги, или наоборот, не предлагать сопутствующие товары и дополнительные продажи, работая с низкой эффективностью. Риск – демотивация сильных сотрудников и потеря потенциального дохода из-за недостаточной глубины чека.
С дашбордом «Анализ структуры чеков по сети и отдельным провизорам» вы можете объективно оценить вклад каждого провизора, увидеть лучшие практики и внедрить их по всей сети, а также выявить сотрудников, которым требуется дополнительное обучение по технике продаж и работе с ассортиментом.
Четвертый инструмент – это «Сводная таблица», которая позволяет формировать отчеты любой сложности под ваши индивидуальные задачи. Это гибкая среда для самостоятельного глубокого анализа. Например, вы можете в несколько кликов сгруппировать товары по поставщикам, проанализировать динамику продаж определенного бренда или сравнить эффективность двух аптек в разных районах города.
Очевидная ошибка – заказывать у IT-отделов или внешних подрядчиков каждый новый отчет, это трата времени и средств. Риск – отсутствие оперативной реакции на меняющиеся рыночные условия, потому что данные для нестандартного анализа приходится ждать неделями.
Со «Сводной таблицей» руководитель или аналитик получает свободу для самостоятельного исследования данных без необходимости программирования или сложных технических навыков.
Пятый дашборд – «Сравнительный анализ показателей год к году». Он позволяет нивелировать сезонные колебания и объективно оценить рост или падение бизнеса в сравнении с аналогичным периодом прошлого года. Вы видите динамику по выручке, количеству чеков, среднему чеку и другим ключевым метрикам.
Частая ошибка – сравнивать показатели месяца с предыдущим месяцем. Для аптечного бизнеса с его выраженной сезонностью это сравнение часто некорректно. Например, август всегда будет хуже июля из-за сезона отпусков, но может быть лучше августа прошлого года, что и будет показателем роста. Риск – сделать неверные стратегические выводы, например, начать сокращать затраты, увидев падение продаж в сентябре по сравнению с августом, хотя на самом деле бизнес показывает рост.
Шестой дашборд – «Анализ трендов и сезонности продаж» в разрезе аптек и товарных категорий. Это ваш инструмент для стратегического планирования и прогнозирования. Система автоматически выявляет тренды роста или падения по товарным группам и показывает сезонные пики и спады.
Ошибка – планировать закупки и маркетинговые активности на основе интуиции или прошлогодних данных без учета новых трендов. Риск – возникновение кассовых разрывов из-за закупки излишков товара перед спадом продаж или, наоборот, нехватка товаров в сезонный пик, что приводит к потере клиентов и выручки.
С дашбордом «Анализ трендов и сезонности продаж» вы можете заблаговременно готовиться к сезонным колебаниям, оптимизируя логистику и запасы.
Седьмой дашборд – «Анализ транзакций по сети». Это глубокий инструмент для анализа каждой продажи. Он позволяет детально изучить любую подозрительную или, наоборот, успешную транзакцию.
Ошибка – отсутствие контроля за операционной деятельностью на местах, что может привести к манипуляциям с чеками, списаниями и возвратами. Риск – финансовые потери из-за внутренних хищений или ошибок персонала, которые остаются незамеченными в общих отчетах.
Дашборд «Анализ транзакций по сети» повышает финансовую дисциплину и прозрачность операций.
Процесс работы системы прост и надежен. Каждую ночь происходит автоматическая выгрузка данных из вашей учетной системы СмартАптека. К 9 утра следующего дня все данные обработаны, расчеты выполнены и дашборды обновлены. Вам не нужно ждать отчетов от аналитиков, вы сами входите в систему и видите полную картину.
