Настройка рассылки по расписанию
В данной статье вы узнаете, как настроить процесс автоматизированного получения отчетности. Например, когда необходимо получить отчет с текущими данными перед совещанием с коллегами или сообщить о резком изменении ключевых показателей (алертов), то можно воспользоваться функциями задач по расписанию (scheduled task).
Способ применения
- Настройте отправителя (почтовый сервис) и получателей рассылки
- Создайте задачу на рассылку отчетности по расписанию или условию
- По выполнению задачи, получите письмо и оповещение об успешном выполнении задачи по расписанию
Пошаговая реализация
1 Перейдите в раздел «Manage > System > Mailbox» и добавьте почтовый сервис отправителя «Add Sender».
Для этого укажите:
- Mail Server (сервер отправки почтовых рассылок
- Port (соответствующий серверу порт)
- Encryption Method (метод шифрования почтовой рассылки)
- Sender Address (почтовый адрес отправителя рассылки)
- Password (пароль отправителя)
- Show Name (имя, от которого будет осуществлена рассылка)
Нажмите «Test Connection» – если настройки отправителя корректны, вы получите уведомление «Successful».
2 Перед созданием рассылки, настройте ее получателей.
Для этого перейдите в «Manage > User > All Users > Edit User» и добавьте почтовые адреса для сотрудников, которые будут получать рассылку.
Примечание: Данный пункт можно пропустить, если у пользователей сервера FineBI уже имеются почтовые адреса.
3 Создайте задачу на рассылку отчетности.
Перейдите в «Manage > Task Schedule > Task Management» и нажмите «Add a Task».
4 Выберите получателей рассылки во вкладке «Basic Setting».
Здесь вы можете выбрать как отдельных пользователей сервера (в User), так и просто указать роль (Role) или отдел пользователей (Department), которым необходима рассылка. Пользователи соответствующих отделов или ролей будут выбраны автоматически.
- Добавьте название задачи «Task Name»
- Выберите отдел получения рассылки, должностное лицо или конкретного пользователя «Default User Group».
Перейдите к следующему шагу настройки, кликнув «Next».
5 Выберите тип отчета, на который необходимо сделать рассылку. Настройка производится на вкладке «Dispatcher Object».
В FineBI есть несколько типов сущностей, на которые можно сделать рассылку:
- Report Template – это отчет системы FineReport. Данной опцией можно выбрать только один отчет.
- Multiselectreporttemplate – возможность выбора нескольких отчетов FineReport.
- BITemplate – отчет, сделанный в FineBI. Зачастую будем выбираться именно эта опция.
Для настройки рассылки отчета FineBI проделайте действия:
- Выберите в качестве элемента рассылки «Object Type» – «BI Template»
- Название элемента рассылки в «Select Template»
- Название объекта рассылки, которое можно настроить с помощью маски ввода в «File Name»
6 На шаге «Scheduling Cycle» определите время, частоту и период выполнения задачи.
Доступны несколько опций для выбора времени задачи:
StartTime – возможность выбора даты, с момента которой будет выполняться задача.
Frequency – частота выполнения, можно задать фиксированным интервалом, например каждый час, день, неделю (Fixed Interval); более точные параметры при помощи Detail Frequency как определенное время обновления, дни, месяцы, или же указать выполнение по формульному условию Expression Setting.
EndTime – дата окончания задачи, после которой задача не будет выполняться.
Conditions – условия выполнения задачи. Например, по значениям данным. Более подробно задача с условным выполнением описана в п. 2 статьи.
TaskRestart – возможность перезапуска задачи, в случае если она была прервана или отработана некорректно.
7 Настройте формат отработки задачи на шаге «File Process».
Выберите способ уведомления пользователей на вкладке «Processing
Укажите данные отправителя, получателей и тело самого письма:
Sender – отправитель письма, Recipient – получатель. По умолчанию указываются пользователи, выбранные на этапе 1.4.
Subject – тема письма и MailContent – его содержимое
Кроме этого, вы можете указать отдельные почтовые адреса пользователей, не находящихся на сервере FineBI. Их почтовые адреса можно добавить, как получателей копий – CC, или отдельных получателей писем – Bcc.
8 Проверьте корректность настройки задачи по расписанию.
Перейдите в «Manage > Time Scheduling > Task Management» и нажмите «Execute Once». По мере завершения задачи пользователями будет получена почтовая рассылка.
Выполнение рассылки по заданному условию
1 Выберите отчет, для которого необходимо настроить рассылку.
2 Перейдите в «Manage > Permission > General Permission Configuration > User Final Authority» и откройте доступ для использования отчета отдельными отделами или пользователями.
3 Повторите процедуру создания задачи по расписанию – проделайте шаги «Basic Setting» и «Dispatcher Object», как в п. 1.4 и 1.5
4 В «Scheduling Cycle» выберите «Conditions > Formula Judgement» и укажите условие, согласно которому будет выполнятся задача, например год 2022 «YEAR(TODAY()) = 2022». Завершите настройку задачи перейдя на «File Process».
5 Чтобы проверить выполнение задачи перейдите в «Manage > Time Scheduling > Task Management» и нажмите «Execute Once». Если задачей выполнится успешно с заданным условием, то пользователь получит уведомление, содержащее отчет FineBI.
Примечание:В примере, проверяется, что год выполнения задачи равен 2022. В 2023 или другом году задача на рассылку не выполнилась бы.
Выполнение рассылки при изменении показателей (алерты)
1 Повторите шаги создания задачи по расписанию описанных в п. 1.4 и 1.5
2 На шаге «Scheduling Cycle» в «Conditions» выберите «Warning Judgements».
- Укажите компонент «Select Component», на показатели которого будет наложено условие
- Задайте «Early Judgement Condition», согласно которому будет осуществляться уведомление пользователей (например, если определённый показатель станет меньше нуля)
3 Проверьте корректность выполнения задачи. По результату отчет должен прийти только тогда, когда будет выполняться заданное условие. Например, текущие остатки на складах достигли 0.
Примечание:Важно отметить следующие условия корректной работы описанного функционала «Warning Judgements»: • В качестве объекта задачи должен быть выбран «BI Template» • Отчет для рассылки должен содержать компонент – таблицу • Удаление компонента – таблицы повлечет за собой удаление задачи • При выборе "Scheduling Results» возможна отправка результатов разным пользователям в зависимости от их значения
