Что такое категорийный менеджмент? Подробное руководство
Категорийный менеджмент - это подход к закупкам, при котором схожие товары и услуги объединяются в категории в целях консолидации расходов и достижения максимальной экономии.
В условиях постоянных колебаний на мировых рынках поставок и быстро меняющихся требований бизнеса закупочная деятельность стала невероятно сложной. Компаниям нужен более эффективный способ проактивного управления базой поставок и оптимизации расходов на закупки. Именно поэтому категорийный менеджмент стал важнейшей передовой практикой для многих компаний.
Определение категорийного менеджмента
Категорийный менеджмент - это процесс закупки товаров и услуг путем их группировки в категории по схожим характеристикам, таким как тип, стоимость, поставщик, риск, местоположение или отдел. Этот процесс облегчает понимание и контроль совокупной стоимости владения для каждой категории, а также позволяет добиться максимальной экономии и ценности каждой закупки. Благодаря управлению категориями компании также могут оптимизировать процесс закупок, укрепить отношения с поставщиками, улучшить анализ затрат, минимизировать риски и многое-многое другое.
«Компании, которые оптимизируют категорийный менеджмент, могут получить до 114 млн долларов США экономии и более чем 500% ROI, а также существенно снизить свои риски»
Future Purchasing
Развитие категорийного менеджмента
Категорийный менеджмент был разработан в 1980-х годах и исторически представлял собой ручную работу, с разрозненными и трудоемкими этапами, выполняемыми в отдельных электронных таблицах, документах и презентациях. Время, потраченное на ручной сбор данных, их анализ и составление отчетов, означало, что у команд по закупкам отнимало временя на стратегию и реализацию ценности.
Сегодня программное обеспечение для категорийного менеджмента позволяет автоматизировать и ускорить многие этапы этого процесса. Оно помогает категорийным менеджерам анализировать большие объемы данных и оптимизировать разработку, реализацию и мониторинг категорийных стратегий, что позволяет им стать гораздо более эффективными и стратегическими в выполнении своих повседневных задач. Современные решения предлагают аналитику категорий, руководство по процессам, шаблоны, рекомендации на основе искусственного интеллекта и многое другое, чтобы помочь менеджерам достичь, а зачастую и превзойти свои цели по управлению расходами.
Категорийный менеджмент vs. стратегический сорсинг
Термины «категорийный менеджмент» и «стратегический сорсинг» иногда используются как взаимозаменяемые, но это не одно и то же. Стратегический сорсинг - это процесс закупок, направленный на выбор правильных поставщиков и согласование оптимальных цен для достижения краткосрочных целей организации. Основной целью стратегического сорсинга является снижение затрат.
Категорийный менеджмент разделяет закупки на категории, чтобы помочь менеджерам выявить возможности для экономии средств и повышения качества, производительности поставщиков и эффективности. Категорийный менеджмент - это непрерывный процесс, рассчитанный на длительную перспективу, и часто включает в себя стратегический поиск поставщиков в качестве начального этапа.
6 основных преимуществ категорийного менеджмента
Благодаря меньшему количеству сотрудников и более простым переговорам с поставщиками, закупки по категориям обладают целым рядом преимуществ, которые могут помочь командам, занимающимся закупками, управлять ими более эффективно и выявлять новые возможности:
- Более глубокое понимание данных. Благодаря распределению расходов по категориям и единому контактному центру для всех связанных с ними поставщиков компании могут получить более полное представление о расходах, эффективности работы поставщиков и потенциальных проблемах в цепочке поставок. Кроме того, глубокое знание контрактов, цен и рыночных тенденций может быть использовано для принятия лучших и более выгодных решений о закупках.
- Увеличение экономии. Опираясь на свой опыт работы с категориями и знания, полученные благодаря категоризации, менеджеры могут договариваться о более выгодных ценах и повышать эффективность работы для снижения затрат. А поскольку менеджеры закупают товары на долгосрочную перспективу, они могут воспользоваться преимуществами эффекта масштаба, чтобы еще больше сэкономить.
- Снижение риска. Благодаря глубокому пониманию особенностей каждого поставщика и эффективным долгосрочным рабочим отношениям категорийные команды могут применять более проактивный подход к управлению поставщиками и снижать риск работы с неизвестными или недобросовестными партнерами.
- Повышение эффективности закупок. Благодаря проверенным временем, оцифрованным и автоматизированным процессам команды могут быстрее реагировать на изменения рынка и высвобождать время для стратегически важной деятельности.
- Более строгое соблюдение обязательств в области экологии и социальной ответственности. Согласование целей категорий, прозрачность и мониторинг облегчают компаниям соблюдение обязательств в области экологической и социальной ответственности.
- Увеличение расходов под управлением. Благодаря интеллектуальной автоматизации закупки могут управлять большим количеством категорий и в конечном итоге увеличивать расходы под управлением.
Виды закупочных категорий
Группировка категорий может варьироваться в зависимости от отрасли, политики расходования средств и конкретного рынка. Как правило, каждая категория закупок состоит из группы продуктов или услуг, которые имеют схожие характеристики - такие как тип, поставщик, стоимость, местоположение или отдел. Например, HR, технологии, техническое обслуживание и поездки - это общие категории.
Также принято разделять прямые расходы (товары, необходимые для производства основных продуктов и услуг, например, сырье и упаковочные материалы) и косвенные расходы (товары и услуги, поддерживающие повседневную деятельность, например, канцелярские принадлежности) на отдельные категории. Группировка косвенных расходов, которые часто управляются разрозненно в рамках всего предприятия, может помочь стандартизировать и снизить расходы на косвенные закупки.
Некоторые компании обращаются к глобальным стандартам, таким как Стандартный код товаров и услуг ООН (UNSPC) для того, чтобы определить свои категории, но большинство из них создают собственную таксономию расходов. Независимо от точного состава категорий, успешное управление категориями предполагает применение стандартных рамок для сегментирования товаров и услуг, необходимых для ведения бизнеса.
3 ключевых этапа категорийного менеджмента
Хотя в разных организациях этот процесс может выглядеть по-разному, все же, как правило, категорийный менеджмент состоит из 3 этапов:
- Определение профилей категорий. Для начала команды анализируют текущие расходы и взвешивают ряд факторов - от рисков и нормативных требований до прямой бизнес-логики - для определения категорий. В результате создается консолидированная таксономия категорий для закупок, которую можно использовать в масштабах всей организации.
- Построение стратегии. На этом этапе команды оценивают свои категории с учетом цен, работы поставщиков, прогнозов спроса и предложения и других факторов, а также выявляют возможности для оптимизации расходов и увеличения стоимости. На основе этой информации они разрабатывают генеральную стратегию достижения целей по каждой категории, разбитую на конкретные тактики и этапы.
- Реализация стратегии и мониторинг результатов. Наконец, стратегия запускается в действие, постоянно отслеживаются результаты, поставщики, потребности бизнеса и рынки - таким образом, команды могут быстро реагировать на любые изменения и быстро оптимизировать стратегии категорий по мере необходимости.
На что обратить внимание при выборе программного обеспечения для категорийного менеджмента
ПО для категорийного менеджмента предназначено для централизации, цифровизации и рационализации процессов для всех категорийных стратегий, а также для получения действенных сведений, позволяющих их оттачивать и улучшать. Ключевые аспекты данного ПО:
- Автоматизация. Интеллектуально автоматизированные процессы создания профилей расходов по категориям, разработки и реализации стратегий.
- Пошаговое руководство. Системные рекомендации, управляемые процессы, а также шаблоны, инструменты и рамки лучших практик.
- Мониторинг и аналитика в режиме реального времени. Возможность отслеживать и анализировать информацию о рынке, категориях, ценах, работе поставщиков, результатах и т. д. в режиме реального времени.
- Реализация стратегии. Инструменты для легкого преобразования стратегий, планов и инициатив в проекты или мероприятия по поиску поставщиков.
- Интеграция. Бесшовная интеграция с системой source-to-pay и другими решениями по управлению поставщиками.
- ИИ. Встроенный анализ возможностей и рекомендации на основе данных о расходах и других факторов, основанные на искусственном интеллекте, а также план интеграции с LLM, такими как ChatGPT, для помощи в создании стратегии.
Лучшие практики разработки эффективной стратегии категорийного менеджмента
Разработка выигрышной стратегии категорийного менеджмента может быть выполнена быстрее, если использовать следующие лучшие практики:
- Наймите специального категорийного менеджера и соберите команду. Поскольку крупные категории и стратегические области расходов требуют времени и специализации, наличие специальной команды, состоящей из знающих заинтересованных лиц из соответствующих отделов, делает процесс более эффективным. Категорийный менеджер отвечает за контроль и понимание рынка, правил и тенденций ценообразования для всей категории, а также за разработку краткосрочных, среднесрочных и долгосрочных планов.
- Создайте единую таксономию для всей организации. Это важнейший шаг для получения более глубокого понимания и прозрачности расходов. Некоторые организации используют универсальные стандарты, такие как UNSPC, в качестве руководства, но чаще компании создают свои собственные внутренние категории, которые лучше соответствуют их уникальным целям или отраслевым потребностям.
- Используйте автоматизированные решения для централизации данных о расходах. Если данные отслеживаются и контролируются в одном месте, их легче найти и сообщить о важных фактах, а также укрепить тактику управления.
- Используйте технологии категорийного менеджмента. Используя такие технологии, как искусственный интеллект, команды могут легче выявлять закономерности, автоматически классифицировать расходы, упорядочивать поставщиков по категориям, устанавливать контрольные показатели, давать рекомендации, автоматизировать задачи и многое другое.
- Держите заинтересованных сторон в курсе событий. Благодаря аналитическим инструментам и программному обеспечению для информирования о победах и возможностях легче добиться поддержки заинтересованных сторон.
- Выстраивайте отношения с поставщиками. Сосредоточьтесь на качестве взаимоотношений, а не только на затратах; сотрудничайте открыто для того, чтобы создать хорошие и надежные рабочие отношения.
- Используйте данные третьих сторон. Разработайте механизм использования релевантных внешних данных от сторонних поставщиков для дополнения стратегии категорийного менеджмента.
- Постоянно совершенствуйте процесс жизненного цикла категории. Улучшайте анализ внутренних и внешних данных, собирая информацию по конкретным категориям, совершенствуя стратегию и проводя периодические обзоры.
