Лучший инструмент для создания отчетов в Excel, который во много раз круче самого Excel
Microsoft Excel - самая популярная офисная программа, многие компании ежедневно используют ее для работы со своими данными. Но люди, чья работа связана с постоянными отчетами, отлично знают, что использовать Excel в качестве инструмента для создания отчетов слишком хлопотно. К счастью, с появлением специализированных инструментов для создания отчетов в Excel Вам больше не нужно тратить кучу времени на то, чтобы создавать интерактивные отчеты. Как только я начал использовать такой инструмент в своей работе, моя эффективность выросла как минимум в 20 раз.
А знаете, что самое интересное? Для этого совсем не нужен VBA, Pivot Table или какой-либо язык программирования.
Подробностями я поделюсь чуть позже, поэтому обязательно дочитайте эту статью до конца.
Но сначала давайте поговорим о самом мощном инструменте для создания отчетов в Excel.
Инструменты для создания отчетов в Excel
Инструменты для создания отчетов Excel - это специализированные программы для работы с электронными таблицами, предназначенные для создания различных отчетов. Интерфейс по многим параметрам напоминает Excel.
Таким образом, способ работы с ячейками такой же, как и в Excel. Возможные операции с данными также аналогичны. Вы можете изучать и сортировать данные, а также делиться созданными таблицами. Нет необходимости тратить время на обучение пользователей - составлять и редактировать отчеты максимально просто при условии владения навыками работы с Excel. Инструменты для создания отчетов в Excel обычно поддерживают функцию импорта или экспорт данных в Excel.
Создание отчетов с помощью специализированных инструментов
Для того, чтобы эффективно работать с отчетами в самом Excel, весь рабочий процесс должен быть разбит на несколько этапов.
Кроме того, необходима регулярная практика создания подобных отчетов. Чем больше повторяющихся операций Вы сможете исключить, тем выше будет эффективность Вашей работы.
С помощью специализированного инструмента для создания отчетов в Excel Вам потребуется всего лишь три шага:
1. Подключитесь к базе данных. Инструменты для создания отчетов Excel, как правило, могут работать с основными видами баз данных. Несколько щелчков мышью - и данные можно импортировать. Таким же образом можно объединить данные из нескольких баз данных, чтобы составить комплексный отчет. Если Вы хотите создавать отчеты в Excel, Вам просто нужно импортировать данные из Excel;
2. Оформите отчет. Инструменты для создания отчетов в Excel предоставляют возможность выбора из огромного множества встроенных шаблонов. Вам нужно только привязать столбец данных к ячейке. Вы также можете оформить свои отчеты с помощью операций с виджетами;
3. Опубликуйте и отправьте отчет другим пользователям. На данном этапе Вы можете предварительно просмотреть получившиеся отчеты в веб-браузере. Для того, чтобы поделиться отчетами с другими пользователями, их можно экспортировать в Excel, PDF и PNG.
10 причин воспользоваться инструментами для создания отчетности в Excel
Рассмотрим в качестве примера FineReport, мой личный секрет создания первоклассных отчетов всего за 5 минут… Интересно? Тогда продолжим.
1. Одни и те же действия каждый раз vs Использование шаблонов
Самая большая проблема использования самого Excel для создания отчетов – чрезвычайно низкая эффективность. Как правило, стиль отчетов в компании один и тот же. Но все равно нужно проделать много повторяющихся операций для того, чтобы соединить данные из разных отделов в одном отчете. К счастью, с помощью FineReport для создания отчета Вы можете использовать один и тот же шаблон. После создания шаблона другие отделы смогут использовать его повторно. И это очень удобно! При этом эффективность работы без преувеличения взлетит до небес.
2. С трудом справляемся с десятками тысяч данных vs Обрабатываем Большие данные за считанные секунды
Как правило, если в рабочем листе Excel за месяц накопилось более 10 000 записей, скорость обработки запросов и вычислений значительно падает. При работе с данными со сложной логикой Excel сразу же дает сбой. Например, в небольшом супермаркете 10 кассиров принимают 200 человек в день, по 10 товаров на каждого покупателя. При таком сценарии Excel сразу же выйдет из строя. Что же касается FineReport, то данный инструмент с легкостью обрабатывает сотни тысяч данных без каких-либо заминок.
3. Потеря данных vs безопасное хранение данных
Данные Excel хранятся на персональных компьютерах. Если оборудование по каким-либо причинам выходит из строя, потеря данных неизбежна, а восстановить их очень сложно. В FineReport данные заносятся в общую базу данных с помощью функции ввода данных, что позволяет избежать потери данных.
4. Заполнять несколько раз vs заполнять один раз онлайн
Было ли у Вас что - то подобное? При использовании Excel для сбора данных нужно отправить форму Excel нескольким сотрудникам по электронной почте или каким-либо другим способом. После этого нужно собрать все данные воедино, обработав мириады форм одну за другой. Процесс сложный, а объем работы просто огромный… С функцией ввода данных FineReport нужно лишь разослать URL-адрес веб-формы. Данные, внесенные в форму, попадут непосредственно в базу данных.
Правда, здорово? FineReport также поддерживает функции автономного ввода данных и ввода данных с нескольких листов. С помощью FineReport Вы можете импортировать данные Excel в общую базу данных партиями.
5. Путаница в данных vs унификация данных
При совместной работе с данными очень часто приходится сталкиваться с хаосом данных. Когда разные люди работают с одной и той же таблицей, они изменяют или некорректно используют данные, в результате возникают противоречия. FineReport использует онлайн-развертывание и хранит данные в базе данных по единому принципу. Никакой путаницы в данных.
6. Расхождение по времени vs Режим реального времени
Данные в Excel хранятся на персональных компьютерах. Независимо от того, объединяем ли мы данные за текущий месяц или за день, определенное расхождение данных во времени неизбежно. FineReport отображает данные в режиме реального времени, поскольку он соединен с базой данных напрямую.
7. Низкий уровень безопасности vs Жесткий контроль прав доступа
Несмотря на то, что Excel может ограничивать доступ к данным, он не в состоянии управлять ролями пользователей, а также присваивать различные уровни ограничений доступа к корпоративным данным. FineReport предоставляет широкие возможности аутентификации пользователей и распределения ролей. Это и аутентификация по имени пользователя и паролю, и ролевая авторизация, и аутентификация по цифровой подписи. Кроме того, Вы можете установить ограничения доступа для разных шаблонов.
8. Сложный процесс фильтрации vs Гибкая фильтрация данных
При составлении отчетов нам часто приходится фильтровать данные по различным параметрам. Если Вы используете Excel, то для того, чтобы сделать это, необходимо писать функции. Для создания более сложной системы фильтрации нужно написать целую программу.
FineReport предоставляет широкие возможности управления фильтрацией данных по нескольким параметрам. Вам нужно всего лишь задействовать определенные виджеты.
9. Невзрачные отчеты VS потрясающая визуализация данных
При виде огромного количества данных у Вашего руководителя может разболеться голова. Добиться наглядной визуализации данных с помощью Excel, конечно, можно, но для этого Вам необходимо быть экспертом по Excel. С помощью FineReport абсолютно каждый может создать отчет с потрясающими визуальными эффектами всего за 10 минут.
10. Работа в одиночку VS Одновременная работа нескольких человек
Excel - это автономная программа, одним и тем же файлом Excel не могут управлять несколько пользователей одновременно. В случае FineReport у база данных , как правило, есть полноценная консоль управления, что позволяет нескольким пользователям работать с ней одновременно.
Заключение
FineReport не – это не только мощный инструмент для создания отчетов Excel, его также можно с легкостью интегрировать в другие системы, такие как ОС или ERP, а также использовать для работы с мобильными устройствами. Таким образом, FineReport во многом превзошел возможности Excel в области составления отчетов. За счет своей гибкости, простоты и высокой эффективности FineReport, безусловно, является самым лучшим инструментом для создания отчетов.
Если Вы до сих пор мучаетесь с отчетами Excel, обязательно попробуйте этот волшебный инструмент, он наверняка значительно облегчит Вам жизнь. Вы всегда можете воспользоваться бесплатной версией FineReport без каких-либо функциональных ограничений.
Также приглашаем Вас записаться на бесплатную консультацию с нашими экспертами - мы сможем лучше понять Ваши потребности и оптимизировать FineReport под Ваши нужды.
