Подробное руководство по дашборду продаж: примеры, шаблоны и KPI
В бизнесе у всех есть свои цели, но, к сожалению, регулярное обновление статистики и цифр в соответствии с ними может отнимать слишком много времени. Дашборд продаж - это функция многих приложений для продаж, которая дает Вам быстрый доступ к актуальным и действенным данным о продажах.
С его помощью Вы всегда будете знать, насколько близко Вы находитесь по отношению к своим текущим целям. И где, возможно, необходимо скорректировать стратегию продаж.
В этом руководстве мы дадим Вам полный обзор того, что из себя представляют дашборды по управлению продажами. Кроме того, мы поговорим о том, как подобрать дашборд, соответствующий именно Вашей бизнес-стратегии.
Что такое дашборд продаж?
Дашборд – это специальное приложение, разработанное для отслеживания продаж и визуализации наиболее важных метрик продуктивности. Он позволяет получить четкое представление о таких показателях, как продажи на сегодняшний день, продажи по регионам, коэффициент конверсии, прирост продаж и т. д.
Кроме того, подобные дашборды также позволяют отслеживать показатели, основанные на активности, - сделанные звонки, отправленные электронные письма и т.д.
Дашборды - необходимый инструмент для компаний, которые хотят увеличить доходы и планируют дальнейший рост. Без них Вам придется самостоятельно анализировать тонны данных. Попытка собрать всю эту аналитику продаж воедино – задача не из легких, а ее конечный результат, скорее всего, будет содержать ошибки.
Дашборд продаж организует наиболее актуальные показатели продаж в виде легко понятных визуальных графиков. Это экономит Ваше время и минимизирует вероятность человеческой ошибки.
Кто пользуется дашбордами продаж?
Основными пользователями дашбордов продаж являются менеджеры по продажам и торговые представители. Отделы продаж могут проверять свои дашборды хоть каждый день для того, чтобы понять, как текущие результаты соотносятся с поставленными целями и квотами.
Менеджеры получают общую картину процесса продаж в целом, в то время как представители могут сосредоточиться на своих индивидуальных показателях эффективности.
Некоторые дашборды продаж могут быть полезны и для других команд, трудящихся на благо Вашей компании. Маркетологам и представителям службы поддержки клиентов также необходимо знать, как идут продажи - так они смогут согласовывать свои действия с общей стратегией и работать как единая команда.
Где найти ПО для построения дашбордов продажам?
Дашборды продаж обычно входят в состав программного обеспечения для управления взаимоотношениями с клиентами – или ПО для СRM. Дашборд продаж CRM в режиме реального времени предоставляет Вам данные о продажах, а также другую полезную информацию, касающуюся Ваших взаимоотношений с клиентами.
Что такое CRM? Почему дашборды продаж являются часть этой системы?
СRM - это инструмент для построения прочных отношений с клиентами. Частью этих отношений является наблюдение за продажами и производительностью продукции.
Так Вы сможете определить проблемные места и понять, как их можно устранять. Вашим клиентам не важны показатели продаж, но им важно Ваше отношение к ним и качество предоставляемого обслуживания.
Наличие дашборда продаж может дать Вам бесценную информацию о том, как Ваши клиенты реагируют (или не реагируют) на Ваши инициативы. Это позволит Вам откорректировать путь клиента по мере его продвижения по конвейеру продаж, что в свою очередь поможет предоставлять первоклассное обслуживание для своих дорогих клиентов.
Могу ли я сам создать подобный дашборд в Excel или в какой-либо другой аналогичной системе?
Вы можете отслеживать количество продаж вручную, если у Вас есть время. Но чтобы поддерживать эти данные в актуальном состоянии, потребуется просто огромное количество времени и трудозатрат. Если Вы оперируете не самыми точными и свежими данными, Вы не в состоянии управлять долгосрочной перспективой. Только самые свежие и точные данные позволят Вам принимать оптимальные решения для оптимизации процесса продаж и достижения желаемых финансовых результатов.
Какие показатели можно отслеживать с помощью дашборда продаж?
Дашборды продаж позволяют просматривать показатели, основанные на результатах Вашей повседневной деятельности. Но не каждый отдел и член команды должен видеть абсолютно все данные. Дашборды продаж можно настроить таким образом, чтобы Вы видели только то, что имеет отношение к Вашему рабочему процессу. Некоторые наиболее распространенные показатели, отображаемые на дашбордах продаж:
- Продажи по регионам
- Актуальный объем продаж
- Продажи, приходящиеся на одного торгового представителя
- Средний размер покупки
- Коэффициент конверсии
- Возможности
- Целевой объем продаж
- Средняя стоимость заказа
- Размер сделки и т.д.
Опять же, то, какие показатели ежедневно видят члены команды, зависит от руководства. Позже мы обсудим, что целесообразнее всего включить в дашборд отдела продаж и как его настроить.
Почему дашборды продаж имеют ключевое значение для развития бизнеса?
Успех - это не конечная цель, а процесс. Рост прибыли - это не просто выпуск лучшего продукта или услуги, это понимание того, что Вы делаете правильно, а где стоит подтянуться. У каждой компании должен быть организованный способ понять, как именно она работает и в чем ее недостатки.
Дашборды продаж упорядочивают Ваши показатели так, чтобы Вы могли отбросить догадки и принимать решения на основе реальных данных. Благодаря достоверным данным, организованным в удобные для просмотра графики, Вы сможете быстро внести коррективы в процесс продаж, а затем в режиме реального времени увидеть, дали ли они положительный результаты или нет.
Кроме того, дашборды продаж дают возможность просмотреть историю продаж, что позволяет выявить тенденции и закономерности. У Вас под рукой будут данные о прошлых и текущих продажах, так Вы сможете лучше понять, какие тактики работают, а какие – нет.
В чем заключается преимущество дашборда продаж?
Какой бы ни была задача каждого сотрудника Вашей компании, наличие под рукой точных показателей эффективности поможет ему принять взвешенные решения. Оптимизировать процесс продаж проще, если у каждого участника есть доступ к легко интерпретируемым показателям, основанным на реальных результатах деятельности.
Это также дает людям актуальное представление об их KPI. Таким образом, они могут лично корректировать свою повседневную деятельность для того, чтобы понять, какие именно методы приближают их к достижению поставленных целей.
Преимущества в области продаж
Торговые представители всегда внимательно следят за целями продаж. Представление этих показателей в виде простых и понятных графиков помогает им достичь этих целей. И все это благодаря тому, что они точно видят, где они преуспевают, а где им нужно приложить дополнительные усилия.
- Лучшее понимание общей эффективности: Знание результатов работы всей компании помогает отделу продаж планировать инициативы по обучению, росту и новым тактикам продаж. Решения, принимаемые на самом верху, будут более осмысленными, если каждый сможет увидеть достоверные данные, лежащие в их основе. Это создает более сплоченную рабочую среду, где доверие основано на цифрах, а не на чьих-то интуитивных ощущениях.
- Достижение согласованности действия с отделом маркетинга: Отделу продаж важно знать, как деятельность маркетинговой службы влияет на продажи. С помощью дашборда они смогут видеть, сколько квалифицированных с точки зрения продаж лидов поступило в конвейер за определенную неделю, месяц или квартал. Они также могут увидеть, какие маркетинговые кампании обеспечили наибольший прирост объема продаж. Такой обмен данными упрощает построение комплексных стратегий по продвижению большего количества потенциальных клиентов по конвейеру продаж. и позволяет лучше понять, какие маркетинговые тактики работают, а какие - нет.
- Улучшенное представление об индивидуальных KPI: Общекорпоративные цели - отличный мотиватор для людей, находящихся на самом верху. Но сотрудникам отдела продаж также нужна мотивация для постоянного улучшения своей работы. На своем индивидуальном дашборде торговые представители могут видеть, сколько звонков они совершили, сколько сделок заключили, сколько предложений разослали и так далее. Наличие таких данных дает торговым представителям более четкое понимание того, как именно их повседневная деятельность способствует продажам и достижению общих целей компании.
Преимущества в области маркетинга
Маркетинг - это отдел, который в первую очередь привлекает покупателей к столу переговоров. Поэтому для него жизненно важно видеть, как именно его инициативы способствуют продажам. Дашборды продаж помогают маркетологам точно настроить свои кампании, что в конечном итоге привлекает более осознанных клиентов и позволяет ускорить цикл продаж , а также освободить место для еще большего количества заказчиков.
- Настраиваемый доступ к KPI: Когда у Вашей маркетинговой команды все KPI хранятся в одном месте, им легче выполнять поставленные перед ними задачи. Но маркетинговой команде не обязательно видеть все данные сразу. Именно поэтому многие создатели дашбордов KPI продаж делают свои платформы настраиваемыми. Таким образом, Ваша команда маркетологов может выбирать, какие данные они хотят просматривать ежедневно, еженедельно или ежемесячно.
- Эффективный обмен данными между отделами: С дашбордами продаж Вашим отделам больше не придется обращаться друг к другу за данными. Маркетинговая команда всегда имеет доступ к самым свежим данным о продажах, а значит, необходимость в переписке и запросах информации отпадает.
- Создание более эффективных кампаний: Имея под рукой точные и легко читаемые отчеты, маркетологи могут быстрее и увереннее разрабатывать свои кампании. Они могут увидеть, какие предыдущие кампании привлекли наибольшее количество клиентов и на основе этих данных определить свои дальнейшие действия.
Преимущества для руководителей компании
Людям, находящимся на самом верху, необходимо иметь полное представление обо всем, что происходит на всех уровнях. Попытка охватить всю эту информацию одним взглядом неизбежно закончится неудачей. Дашборды организуют данные по всей компании в удобные для просмотра графики, которые Ваши руководители могут получить и изучить в любой момент времени.
Наблюдая за общей картиной, руководители используют дашборды продаж для того, чтобы вести компанию к достижению долгосрочных целей или внедрять необходимые изменения, которые неизбежно должны привести к дальнейшему росту и развитию.
- Улучшение внутренних коммуникаций: Использование дашборда позволяет руководителям легко делиться необходимой информацией с отделами, а также с инвесторами и членами совета директоров. Все данные собраны в одном месте. Руководителям больше не нужно думать, есть ли у нужных людей информация, необходимая для выполнения их индивидуальных задач.
- Экономия огромного количества времени и труда: Само собой разумеется, что вручную собирать все данные о продажах –занятие более чем утомительное. Использование дашбордов в этом случае высвобождает часы труда, позволяя руководителям эффективнее распределять ресурсы. Кроме того, они могут быть уверены в точности и свежести данных, так что все будут работать с актуальной информацией.
- Создание стратегий повышения прибыли на основе данных: Успешный бизнес - это тот, который может меняться и расти в соответствии с имеющимися тенденциями. Внедрять изменения в масштабах всей компании или на индивидуальной основе проще, когда у Вас есть данные, подтверждающие правильность Ваших решений. Члены Вашей команды прекрасно понимают, почему от них требуют пройти дополнительное обучение или внедрить новые методы работы, поэтому они с меньшей вероятностью будут сомневаться во внедряемых Вамикорректировках.
Как создать дашборд продаж?
Каждый бизнес, использующий дашборд продаж, будет настраивать ее по-разному, исходя из своих целей. Прежде чем приступать к его созданию, соберите данные, которые позволят Вам получить полное представление о том, в каком состоянии находится Ваш бизнес в данный момент времени.
Выберите метрики
Пересмотрите свои цели и постарайтесь определить, какие показатели будут наиболее полезны для членов Вашей команды в их повседневной работе. Для этого задайте им несколько вопросов о том, как они оценивают свою работу в настоящее время:
- Сколько сделок Вы заключаете каждый месяц?
- Каков средний размер Вашей сделки?
- Каково Ваше текущее соотношение побед и поражений?
Обязательно обсудите KPI, ориентированные на результат, и KPI, ориентированные на деятельность. Это похоже на любой другой крупный проект в жизни. Умение разбить большую цель на более мелкие поможет Вам выработать стратегию, благодаря которой большую цель будет легче достичь.
Попросите каждый отдел составить список показателей, которые они хотели бы видеть на ежедневной, еженедельной и ежемесячной основе. Затем сопоставьте их с соответствующими целями и расставьте приоритеты. Это поможет Вам выбрать программное обеспечение, которое лучше всего соответствует Вашим потребностям, и даст Вам больше контроля над тем, какие KPI Вы отслеживаете.
Учитывайте свои ограничения
Изучение нового ПО отнимает много времени. Поэтому очень важно иметь реалистичное представление о том, каковы возможности Вашей команды в области ИТ, и сколько времени Вы готовы посвятить их обучению работе с новой платформой.
Некоторые дашборды построены таким образом, чтобы быть интуитивно понятными, в то время как другие могут быть достаточно сложными в освоении. Ищите платформы с удобным интерфейсом, надежной службой поддержки и множеством вариантов обучения.
Выберите инструмент построения дашбордов
После того как Вы составили приоритетный список показателей, которые хотел бы видеть каждый отдел, пришло время заняться поиском. Как уже говорилось ранее, дашборды продаж обычно входят в состав более крупной программной платформы. Программное обеспечение для продаж, такое как CRM и трекеры продаж, часто предлагают функцию составления соответствующих дашбордов.
Покупка программного обеспечения – задача непростая. Трудно понять, какая платформа Вам подходит, если Вы никогда раньше не пользовались дашбордами продаж. В процессе покупки обратите внимание на CRM-платформы, которые предлагают бесплатные пробные версии. Вы сможете протестировать их дашборды, а также окунуться в другие функции, которые могут улучшить Ваши отношения с клиентами.
После того как Вы протестируете и выберете подходящую платформу управления продажами, Вам нужно будет импортировать данные компании. Если Вы уже используете CRM, то интегрировать эти два бизнес-инструмента не составит никакого труда.
Что должно быть включено в дашборд продаж?
Это зависит только от Вас и целей Вашей компании. Вы можете подумать, что больше - значит лучше; Вам нужно как можно больше показателей в отчете о продажах для того, чтобы оставаться в курсе событий. Но в действительности загроможденный дашборд не так полезен и эффективен, как тщательно продуманный отчет.
На какие KPI следует обратить внимание при построении дашбордов продаж?
Существует три показателя, на которые следует ориентироваться при использовании дашборда KPI продаж:
- Общие показатели: Эти показатели дают наилучшее представление об общем состоянии компании. Это показатели «общей картины», которые помогут Вам принять наиболее эффективные решения по развитию и совершенствованию бизнеса.
- Показатели, основанные на деятельности: Эти показатели показывают, как Ваши торговые представители проводят свое время и куда направлены их усилия.
- Показатели, основанные на результатах: Эти показатели показывают результат Ваших усилий. Рассматривая их рядом с показателями, основанными на деятельности, Вы можете увидеть, как окупаются Ваши действия, а какие усилия не приносят желаемых результатов.
Как персонализировать дашборд продаж?
Многие CRM-платформы и другие приложения созданы для того, чтобы их можно было настраивать. Вы можете выбирать, какие отчеты Вы хотите видеть, и как Вы хотите отображать интересующие Вас показатели. Ищите low-code или drag-and-drop варианты, которые позволят Вам добавлять и удалять информацию по своему усмотрению без особых усилий.
В чем заключаются ограничения дашбордов продаж?
Если Вам кажется, что дашборд продаж решит все проблемы Вашего бизнеса, то Вы ошибаетесь. Дашборд продаж - это всего лишь инструмент в Ваших руках. Он может подсказать Вам, где ваши показатели отстают, но не скажет, что с этим делать. Чтобы использовать дашборд продаж с максимальной пользой, необходимо иметь в штате сотрудников, хорошо разбирающихся в бизнесе и умеющих интерпретировать цифры для генерации действенных решений.
Дашборд продаж позволит Вам узнать, ГДЕ необходимо скорректировать курс, но не скажет Вам, КАК это сделать. Именно поэтому многие компании решают получить дашборды продаж через платформу CRM.
10 примеров и шаблонов дашбордов продаж
Существуют десятки способов настройки дашбордов. Посмотрите на шаблоны дашбордов продаж, представленные ниже. Обратите внимание, как разные поставщики организуют аналитику продаж и какие показатели они рекомендуют включать в эти инструменты визуализации данных.
1. Дашборд эффективности продаж: Zendesk Sell
Метрики/виджеты:
- Выручка
- Прогнозируемый объем продаж
- Новые сделки
- Активные лиды
- Конвейер продаж
- Топ - сделки
- задачи
2. Дашборд для торговых представителей: HubSpot
Метрики/виджеты:
- назначенные встречи
- возможности
- сделки в конвейере продаж
- прогноз
- длительность цикла продаж
3. Дашборд, отражающие продажи, совершенные за месяц: Klipfolio
Метрики/виджеты:
- ежедневные победы
- выручка и победы
- аккаунты , распределенные по странам
- потенциальные клиенты
- коэффициент удержания
4. Дашборд для руководителей отдела продаж: Qlik
Метрики/виджеты:
- выручка
- достижение квот
- выручка от продаж vs квоты
- конвейер продаж
- основные возможности
5. Дашборд, отражающий продажи в разбивке по территории: Tableau
Метрики/виджеты:
- карта территории
- расходы по аккаунтам
- расходы за весь период
- расходы за предыдущий год
- расходы за текущий год
6. Дашборд, отражающий ключевые KPI: ClicData
Метрики/виджеты:
- cACoS
- продажи в долларах по продуктам
- количество продаж по штатам
- общие продажи
7. MRR дашборд: Stripe
Метрики/виджеты:
- общий объем
- прирост MRR
- уровень оттока клиентов
- отток выручки
- клиенты
8. Дашборд аккаунта: Pipedrive
Метрики/виджеты:
- сумма выигранных сделок
- обзор эффективности деятельности аккаунта
- возможности, полученные за счет органического трафика
- таблица лидеров по сделкам
- сделки, сорванные по разным причинам
9. Дашборда лида: Salesforce
Метрики/виджеты:
- новые лиды по источникам
- новые лиды по статусу
- владельцы лида
- конвертированные лиды
- новые сделки
10. Дашборд источников: CallRail
Метрики/виджеты:
- прогноз продаж
- 1-е звонки по источникам
- 1-е звонки по ключевым словам
- Средняя продолжительность звонка
- Прогнозируемые возможности конвейера продаж
FAQ
1. Будeт ли торговые представители, менеджеры, вице-президенты или другие руководители пользоваться дашбордами продаж?
Все - и руководители, и сотрудники отдела продаж, и маркетологи – могут пользоваться дашбордами продаж. Только от Вас зависит, кто и как часто будет видеть его. Вся прелесть дашборда продаж состоит в том, что то, как Вы ее используете - полностью в Вашей власти.
2. Будет ли дашборд использоваться для отслеживания ежедневного прогресса в достижении квот продаж (касается торговых представителей)?
Ваши торговые представители могут абсолютно точно отслеживать свой ежедневный прогресс в достижении квот продаж. Кроме того, они могут видеть, как именно их ежедневные действия способствуют их успеху или неудаче.
Обзор того, как именно они тратят свое время, поможет усовершенствовать процесс продаж в целом.
3. Как использовать дашборд KPI продаж для того, чтобы направить свою команду к более высокому уровню производительности?
Событие, произошедшее в одном отделе, может повлиять на деятельность другого отдела. К сожалению, не всегда легко доказать, как именно это происходит, не имея достоверных данных.
Хотите внести изменения в цикл продаж? Тогда полезно иметь под рукой цифры - чтобы все знали, почему эти изменения так необходимы. Когда все четко видят, где кроются проблемы и какие действия могли к ним привести, они с большей готовностью примут новые методы работы, предлагаемые Вами.
4. Какая информация содержится в дашборде KPI продаж и откуда она берется?
Данные, отображаемые в дашборде KPI отдела продаж, зависят только от Вас. Но есть некоторые показатели, которые обязательно должны быть включены в каждый дашборд:
- Лиды в разбивке по источникам
- Цикл продаж
- Конвейер
- Закрытые возможности
- Соотношение побед и проигрышей
- Открытые возможности и т.д.
Какие бы показатели Вы ни решили включить в дашборд, убедитесь в том, что они действительно Вам нужны. Смысл использования дашборда заключается в том, чтобы дать Вашей команде четкое представление о том, в каком положении она находятся по отношению к своим целям. Без этого о развитии бизнеса не может быть и речи.
5. Как часто нужно просматривать дашборд KPI продаж?
Как часто Вы будете просматривать дашборд – это только Ваш выбор. Для некоторых людей просмотр дашборда – это ежедневная рутина, а другим вполне достаточно консультирования раз в неделю или даже месяц.
6. Как делиться дашбордом продаж с другими сотрудниками?
Предоставляя инвестору или члену совета директоров доступ к дашборду продаж, включайте только те данные о продажах, которые им нужны. Лица, принимающие решения, всегда имеют в виду общую картину, поэтому показ специфических показателей эффективности может быть не самым лучшим решением.
7. Как дашборд продаж может помочь Вам в достижении бизнес-целей?
Одно дело - иметь цели, совсем другое - работать над их достижением. Использование дашборда продаж поможет Вам достичь своих бизнес-целей, давая четкое представление о том, насколько Вы далеки от их достижения. Это как GPS-навигатор во время похода: он позволяет увидеть, где находится пункт Вашего назначения.
